Що означає візування документів? Як здійснити візування електронних документів за допомогою програми M.E.Doc?
Для чого та кому потрібне візування документів?
Візування документів — це процес їх погодження або затвердження, що є важливою частиною управлінського документообігу в будь-якій організації. Він дозволяє забезпечити відповідність документів законодавству, їх доцільність і обґрунтованість. Це може бути необхідним як для вихідних, так і для вхідних документів, отриманих від контрагентів.
Кому потрібне візування документів?
Процес візування особливо важливий для середнього та великого бізнесу, де внутрішнє погодження документів може бути довготривалим і залучати кількох відповідальних осіб. Наприклад, при отриманні договору про надання послуг, вам потрібно буде погодити його з різними департаментами і керівництвом перед підписанням і відправленням контрагенту. В такому випадку, візування забезпечує необхідний контроль і перевірку на всіх етапах документаційного процесу.
Методи візування документів
- Онлайн-візування: З використанням спеціальних сервісів або програмного забезпечення, онлайн-візування спрощує процес, скорочує витрати часу і ресурсів, роблячи документообіг більш ефективним.
- Офлайн-візування: Поширене серед малого бізнесу, де паперовий документообіг ще є частиною роботи. Однак фізичне пересування документів може бути довгим і складним.
- Внутрішнє візування: Проводиться в межах організації, зокрема, для внутрішніх документів.
- Зовнішнє візування: Виконується іншими установами за межами організації.
Візування первинних документів у M.E.Doc
В Україні дедалі більше підприємств переходять на електронний документообіг і онлайн-візування. Система M.E.Doc від Linkos Group дозволяє швидко й ефективно впровадити електронний документообіг на вашому підприємстві. Ось як ви можете налаштувати і здійснити візування документів у M.E.Doc:
Візування документів:
- Відкрийте документ у Реєстрі електронних документів і натисніть «Візувати документ».
- У вікні, що з’явиться, виберіть результат візування та, при необхідності, введіть коментар.
- Введіть пароль до секретного ключа та натисніть «ОК».
Інформацію про візування можна переглянути у вкладці відкритого документа.
Обробка відхилених документів:
Якщо візування було відхилено, документ отримає статус «Візування відхилено». Подальша обробка документа скасовується.
Для документів зі статусом «Візування відхилено» доступні такі операції в залежності від напрямку документа:
Виданий документ: можливість «Змінити документ».
Отриманий документ: можливості «Редагувати документ» і «Відхилити документ».
Більше інформації про налаштування візування у M.E.Doc можна знайти у відеоінструкціях, що надаються сервісом.
Візування первинних документів у M.E.Doc за посиланням
У M.E.Doc доступна функція візування первинних документів за посиланням. Цей метод дозволяє внутрішньому погодженню документів здійснюватися навіть тоді, коли відповідальні особи не мають доступу до програми на момент підписання документа. Особливо в умовах сучасних викликів ця функція є важливою, адже вона дозволяє співробітникам, розташованим в різних куточках України чи за її межами, брати участь у візуванні документів.
Як відправити документ на візування за посиланням:
- Відкриття документа:
- Відкрийте необхідний документ у Реєстрі електронних документів.
- Відправка на візування:
- Натисніть кнопку «Відправити документ на візування».
- Вибір отримувача:
- У вікні, що відкриється, виберіть отримувача посилання. Переконайтеся, що електронні адреси співробітників, яким ви надсилаєте посилання, попередньо налаштовані у розділі «Довідники» — «Співробітники» — «Карта співробітника».
- Підтвердження відправки:
- Введіть пароль до секретного ключа та натисніть «ОК». Програма повідомить про успішну відправку посилання на вказану електронну адресу.
- Огляд документу отримувачем:
- Отримувач отримає лист на електронну адресу з посиланням. Перейшовши за посиланням, у браузері відкриється документ з можливістю його візування.
- Візування документа:
- Виберіть результат візування документа та, при потребі, введіть коментар. Для підтвердження дії вкажіть шлях до секретного ключа та введіть пароль.
- Обробка результатів:
- Інформацію про візування отримувач документу надходить у програму M.E.Doc як звичайна вхідна кореспонденція. Переглянути її можна у вкладці відкритого документа.
Завізований документ готовий для подальшого опрацювання.
Дивіться відеоінструкцію із візування первинних документів за посиланням для детального керівництва:
До речі, в програмі M.E.Doc є можливість налаштувати автоматичну відправку документів на візування як безпосередньо всередині системи, так і за посиланням.
Візування документів за посиланням зі смартфона з CloudKey
У програмі M.E.Doc є можливість завізувати документи безпосередньо зі смартфона за допомогою КЕП, який зберігається в хмарному сховищі CloudKey. Це особливо зручно, якщо ви перебуваєте далеко від робочого місця або у вас немає доступу до комп’ютера.
Як візувати документ за посиланням зі смартфона:
- Отримання документа:
- Після відправки документа на візування з програми M.E.Doc отримувач отримує його як звичайну вхідну кореспонденцію на електронну пошту.
- Перегляд документа:
- У листі з документом натисніть кнопку «Переглянути документ». Це відкриє документ у браузері вашого смартфона.
- Візування документа:
- Після ознайомлення з текстом документа натисніть кнопку «Візувати документ».
- Оберіть опцію «Завізувати» і натисніть «ОК».
- Введення паролю:
- У вікні введення паролю до секретного ключа виберіть «Хмарне сховище Cloudkey».
- Вкажіть шлях до сертифікату, що зберігається на вашому смартфоні або в хмарному сервісі.
- Введіть пароль до секретного ключа та натисніть «ОК».
- Завершення процесу:
- Документ буде завізовано відповідальною особою.
Додаткові ресурси
Для більш детального ознайомлення з процесом візування документів та електронного документообігу в M.E.Doc, перегляньте відео від сервісу M.E.Doc. Це дозволить вам краще зрозуміти, як просто, зручно і корисно використовувати ці функції для всіх напрямків бізнесу.
Отже, візування документів у M.E.Doc робить процес простим і зручним для різних напрямків бізнесу. Кожне підприємство може налаштувати внутрішній електронний документообіг відповідно до своїх потреб прямо в програмі M.E.Doc. Завдяки внутрішньому ЕДО від M.E.Doc процес погодження документів займає мінімум часу і значно економить найцінніший ресурс — зусилля працівників.
Компанія Linkos Group продовжує працювати над удосконаленням своїх програмних рішень, прагнучи забезпечити максимально комфортні умови для роботи українського бізнесу за будь-яких обставин. Усе буде Україна!